Mikä on viikkoreflektio?

Elämä on täynnä mahdollisuuksia. Koen olevani tuottoisa, tavoitekeskeinen ihminen – niin hyvässä kuin pahassa. Olen unelmatyössäni jäätävän mielenkiintoisella alalla, jossa uusia ideoita syntyy joka puolella ja teknologia kehittyy kovaa vauhtia. Puhumattakaan siitä, kuinka monipuolista ja mutkikasta ihmisten johtaminen kaiken IT:n kehityksen keskellä on.

Kalenteriani voi luonnehtia sanoilla eläväinen ja tiukka. Huhtikuun lopulla huomasin ”myyväni” käytännössä sen osalta jo kesäkuuta. On erilaista asiakastyötä, strategian toteuttamista toimintasuunnitelman myötä, johtoryhmän johtamista, esihenkilöhommaa, mainosvideokuvauksia, kumppaniyhteistyötä, webinaaria, tapahtumia ja sisältötuotantoa. Siihen päälle vastuullisuustyötä, hiilijalanjäljen laskentaa, talousjohtamisen kehittämistä, arjen pyörittämistä kotona tukien skitsofreniaa sairastavaa puolisoani.

Kuinka voin varmistaa, että käytän aikani parhaalla mahdollisella tavalla? Kuinka voin varmistaa, että käytän sen tavalla, joka vie kohti tavoitteita, mutta hyvinvointia ja jaksamista tukien? Kuinka pidän huolen, etten harhaudu ja huido joka suuntaan kaiken mielenkiintoisen ja ajoittain kaoottisenkin arkielämän keskellä?

Viikkoreflektio, realististen tavoitteiden asettaminen ja edistymisen seuranta ovat minulle työväline, joka jeesaa tässä.

Viikkoreflektio – ja pysyn linjassa itseni kanssa

Viikkoreflektio on minulle elintärkeä työkalu, joka auttaa pitämään fokuksen olennaisessa ja saavuttamaan tavoitteeni. Merkityksen huomasin, kun keväällä 2023 luovuin kiireestä ja todella tiukoista työviikoista johtuen sekä viikko- että päiväreflektioistani ja todo-listan ylläpidosta. Jouduin aivan hukkaan, voimat hiipuivat ja uupumusta pukkasi – ihan vain koska luulin jättäväni turhaa tekemistä pois. Asiaa ei helpottanut, että kaiken sen ”kiireen” keskellä jätin liikunnankin pois vapauttakseni aikaani johonkin tuottavampaan. Ja kuinka ollakaan, juuri päinvastoin kävi: tuottavuus romahti.

Viikkoreflektioni ei ole vain to-do-listan läpikäyntiä, vaan kokonaisvaltainen lähestymistapani tuottavuuteen, tehokkuuteen, ajanhallintaan, sekä ihmisenä ja asiantuntijana kasvamiseeni. Kun nyt vihdoin helmikuun 2024 lopulla tajusin palata rutiineihini viikko- ja päiväreflektion osalta, alkoi helpottaa. Koin saavani taas otteen eläväisestä kalenterista, taltuttavani inboxini johon tietokone olisi kohta jo käskenyt ostaa lisätilaa ja onnistuneeni löytämään aikaa itselleni ja minulle mielekkääseen tekemiseen.

Viikkoreflektio käytännössä

Koska hyödyn itse niin paljon reflektoinnista ja olen kerryttänyt siitä vuosien mittaan kokemuksia, jaan tässä muutamia vinkkejä viikkoreflektion hyödyntämiseen. Toivon, että saat oivalluksia ja työkaluja omaan elämääsi. Näin voit toteuttaa (tai siis minä toteutan) viikkoreflektion:

1. Valitse aika ja paikka: Määritä viikonpäivä ja kellonaika, jolloin teet viikkokatsauksen. Valitse rauhallinen paikka, jossa voit keskittyä ilman häiriöitä. Minä olen valinnut joko perjantai-illan töiden jälkeen toimistolla tai lauantain kotona. Riippuu vähän viikosta, mutta molemmat toimivat.
2. Tarkastele kulunutta viikkoa: Käy läpi menneen viikon tapahtumat ja tehtävät. Mitä saavutit? Mitkä asiat jäivät tekemättä? Tämä auttaa minua oppimaan ja parantamaan toimintamallejani. Käytännössä käyn läpi kalenterin katsoen, mihin käytin aikani ja arvioin, oliko sen arvoista. Jos jotain tärkeää jäi tekemättä (tai turhaa tuli tehtyä), kysyn itseltäni ”miksi, oi Lenni, miksi”. Aikaa käytän muutaman minuutin, koska menneessä vellominen ei sekään vie eteenpäin.
3. Päivitä tehtävälista: Varmista, että kaikki tehdyt tehtävät on myös todo-listalta merkitty tehdyksi. Minä tsekkaan pidempiaikaisten projektien tilan. Tsekkaan, että tulevat tehtävät ja projektit ovat ajan tasalla ja tiedän, mitä ne edellyttävät. Poistan tai delegoin (missä olen armottoman huono) tehtäviä, jotka eivät enää ole relevantteja tai tärkeitä juuri minun tehdä.
4. Suunnittele tulevaa: Määritä tärkeimmät tavoitteesi seuraavalle viikolle. Minä mietin myös, kuinka voin varmistaa, että keskityn näihin tavoitteisiin, koska se on yksi haasteistani. Katson samalla todo-appini projektia ”Tavoitteet 2024”, jossa on tälle vuodelle asettamiani tavoitteita ja varmistan, että olen muistanut ripotella niitäkin kohti vieviä tehtäviä alkavalle viikolle. Tällaisia ovat esimerkiksi tavoitteeni lukea 70 kirjaa vuoden aikana, tavoite saada tämä blogi käyntiin ja tavoite keskittyä edellistä vuotta onnistuneemmin ja tervettä itsekkyyttä harjoittaen omaan hyvinvointiini.
5. Seuraa edistymistäsi: Mittarit, mittarit, mittarit… Minulla on joukko mittareita, jotka heijastavat pitkän aikavälin tavoitteitani. Näihin lukeutuvat tavoitteeni siitä, montako pikku euroliiniä olen saanut säästettyä ETF:iin ja sijoitusvakuutukseen, montako minuuttia liikuntaa olen harrastanut viikon aikana ja montako pistettä olen kerännyt kielenopiskelu-appissa, jota käytän (kyllä, päätin oppia uuden kielen – osaan jo enemmän kuin 14 sanaa). En jaksa pitää sen suuremmin kirjaa näistä, mutta vilkaisen viikon lukuja lähinnä varmistaakseni olevani oikealla tiellä ja muistavani nämä tavoitteet.
6. Arvioi ja muuta toimintaasi: Ei kaikki aina putkeen mene, mutta miksi toistaisi toimimattomia käytäntöjä ja käyttäytymistä. Viikoittain on hyvä pysähtyä miettimään, miten elämä sujuu ja onko jotain, mitä pitäisi muuttaa. Uskon vahvasti ns. TEFCAS-malliin oppimisessa ja suunnilleen sama toimii siinä, miten pieni ihminen voi opetella suurta elämää. Kirjoitan muistivihkooni oppimismielessä vastaukset neljään kysymykseen. Mikä meni viikolla hyvin? Mitä pitää hioa ja millä tavoin? Minkä tekemisen voin lopettaa? Minkä tekemisen aloitan?

Viikkoreflektion kesto – parhaat käyttämäni minuutit

Aikaa viikkoreflektioon minulla menee kaiken kaikkiaan vartista puoleen tuntiin, vaikka joskus intoudunkin pohdiskelemaan samalla syntyjä syviä ja vasta tunnin kuluttua havahdun ajankuluun.

Koska teen päivittäin reflektion päivän kulusta ja samassa yhteydessä päivitän ja priorisoin todo-listaa, on eniten työtä vaativa osuus aina kondiksessa. Tiedän lähtökohtaisesti minä tahansa annettuna ajanhetkenä mitä minun kuuluu tehdä nyt ja mitä seuraavaksi. Tiedän prioriteetit ja suunnan. Se ei kuitenkaan estä tunnetta siitä, että jossain on jotain, mikä pitäisi muistaa. Nytkin viikon lomalle jäädessäni olen aivan varma, että olen unohtanut jotain, vaikka lähtökohtaisesti voin luottaa siihen, että jokainen hoidettava asia löytyy todo-appista ja säilyy näin muistissa.

Viikkoreflektiot antavat aikaa pysähtyä arjessa miettimään, elääkö sen näköistä elämää kuin haluaa. Ne antavat tilaa myös tavoitteiden saavuttamisen seurannalle ja oman hyvinvoinnin miettimiselle. Koen aidosti, että viikkoreflektio on yksi parhaita tapojani käyttää aikaa. Kuinka helppoa olisi viettää puoli tuntia Instassa tai TikTokissa – se ei ole aika eikä mikään. Mutta some tai päätön nettisurffailu harvoin johtavat mihinkään tai vievät mitään eteenpäin.

Aina ei kiinnostaisi – etenkään väsyneenä tai turhautuneena – pysähtyä pohtimaan, miten Lennillä menee ja mihin Lennin pitäisi keskittyä. Pysähdys kerta viikkoon tuo kuitenkin hallinnantunnetta ja auttaa muistamaan kuka olen ja miten halua elellä. Lisäksi kun teen reflektiot kirjallisena, ei ole ihan kerta tai kaksi, kun olen vanhoja reflektioita silmäillessä havahtunut siihen, kuinka paljon olen saavuttanut tai kuinka paljon ajatteluni on kehittynyt – asioita, jotka jäävät arjessa helposti huomaamatta.

Loppusanat

Viikkoreflektio, tavoitteiden asettaminen ja edistymisen seuranta ovat minulle avaintekijöitä tehokkaampaan ja onnellisempaan elämään. Ne auttavat minua pysymään fokusoituneempana olennaiseen, motivoituneempana ja suuntaamaan energiaani siihen, mikä on oikeasti tärkeää.

Toki huomaan edelleen roikkuvani Instassa ja TikTokissa, mutta jos olen päättänyt kehittyä ihmisenä oppimalla uuden kielen, on se vain plussaa, että Todoist käskee käyttää kymmenen minuuttia TikTokin sijaan Mondlyssä. On inhimillistä, että vaikka haluaa oppia uuden kielen, ei sen opiskelulle tunnu olevan aikaa. Mutta kun olen päättänyt ”uhrata” vain kymmenen minuuttia jollekin niin tylsälle ja tavoitteelliselle tekemiselle kuin kielenopiskelu, tulee hommaan ryhdyttyä, jotta sen saa hoidettua alta. Ei tunnu missään. Sitten sitä huomaa kuitenkin käyttäneensä enemmän kuin kymmenen minuuttia – puhumattakaan siitä, miten minuuttien myötä kerrytetty osaaminen kumuloituu kuukaudessa, vuodesta puhumattakaan.

Pieniin osiin jakaminen, digitaalinen muistuttaja, viikoittainen pysähtyminen ja tarkastelu – ja yhtäkkiä huomaankin olevani matkalla johonkin hienoon, saavuttavani suuria ja eläväni itseni näköistä elämää ilman, että somen algoritmit päättäisivät sen, minkä näköistä elämäni on. Suosittelen. Suosittelen myös kirjallista muotoa reflektiolle. Kirjoittaminen pakottaa ajattelemaan, käsin kirjoittaminen vielä enemmän. Toteutustapa kuitenkin vapaa, vaikkakin välttämätön.

Alla vielä kuva omasta OneNotestani todisteena siitä, että totta tosiaan OneNote on aika jees työkalu moneen – muun muassa itseni kehittämiseen.